Benefity jako element Employee Value Proposition: nowe pokolenia, nowe przepisy, nowe oczekiwania

Zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinaru HRonAIR, aby dowiedzieć się:

• Czym jest Employee Value Proposition (EVP) i dlaczego jest ważne dla Twojej firmy?
• W jaki sposób benefity mogą wspierać strategię personalną firmy w 2025 roku? Jak zmieniają się oczekiwania zatrudnionych i jak dostosować ofertę do potrzeb różnych grup pracowników?
• Jak skutecznie komunikować benefity, aby wspierały rekrutację, retencję i budowanie marki pracodawcy, oraz jak mierzyć ich efektywność?
• Jak zarządzać ofertą świadczeń zgodnie z przepisami?
• W jaki sposób benefity mogą pomóc w ograniczeniu kosztów zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika?

Benefity – standard czy przywilej?

W dzisiejszych czasach benefity pracownicze stały się na tyle powszechne, że kandydaci na rynku pracy traktują je jako standard. Ich brak w ofercie może odbić się na reputacji pracodawcy, a nawet zniechęcić kandydatów.

Mamy benefity, do których jesteśmy już przyzwyczajeni jako pracownicy. Lubimy je, natomiast zaczynają pełnić też funkcję raczej higieny niż zachęty

– mówi Michalina Lech-D’Aprile.

W związku z tym przed pracodawcami stoi zadanie odświeżenia oferty świadczeń, tak aby były one rzeczywiście atrakcyjne i trafiały w oczekiwania zatrudnionych. A jednocześnie – efektywne z punktu widzenia organizacji.

Uwaga na nowe regulacje

Zmiany na rynku pracy zachodzą szybciej niż te w prawie pracy, w związku z tym istnieje wiele niewiadomych. Jednym z najgłośniejszych ostatnio tematów w tym kontekście są alternatywy do pracy w biurze. Dr Eliza Wójcik, Senior Managing Associate w Deloitte, zauważa, że „(...) części pracowników wydaje się, że praca zdalna to coś oczywistego. Tymczasem wiąże się z tym szereg formalności, które musi spełnić pracodawca”.

Rozliczanie kosztów energii elektrycznej, internetu czy śledzenie zmian w przepisach podatkowych i składkowych to tylko niektóre z wyzwań, z jakimi mierzą się firmy w kontekście regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej. W regulaminach wielu organizacji wciąż nie ma jasnych wytycznych określających zasady takiej formy świadczenia forma organizacji pracy.

Niejasności dotyczą również pracy hybrydowej. Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu i zwolnienie z PIT oraz ZUS od tych kosztów? Jak poprawnie ująć te kwestie w umowie i regulaminie? Pracodawcy wciąż stają przed wieloma niewiadomymi.

Nowe pokolenia, nowe oczekiwania

Obecnie na rynku pracy funkcjonują cztery pokolenia: baby boomers, X, milenialsi oraz zetki. Każda z tych grup ma specyficzne potrzeby i wartości, a co za tym idzie – różne oczekiwania dotyczące świadczeń pozapłacowych. Osoby z pokolenia Z, jak zauważa Michalina Lech-D’Aprile, na ogół mają sprecyzowane oczekiwania wobec pracodawcy. To ludzie bardzo zaangażowani, chętnie mówiący o swoim życiu prywatnym. To przekłada się na ich wyobrażenie o idealnych warunkach pracy i benefitach.

W odpowiedzi na te różnice pojawił się trend hiperpersonalizacji, czyli dostosowywania świadczeń do różnych grup i tworzenia szerokiego wachlarza możliwości. Warto jednak unikać generalizacji – podziały generacyjne opierają się na stereotypowych wyobrażeniach i nie każdy się w nie wpisuje. Istotna jest różnorodność oferty zapewniająca swobodę wyboru niezależnie od grupy wiekowej.

Pod kolor kołnierzyka? 

Oczekiwania wobec świadczeń pozapłacowych można segmentować nie tylko w kluczu wiekowym, tryb i rodzaj wykonywanej pracy również są czynnikami różnicującymi. W czym się to wyraża? Pracownicy z grupy niebieskich kołnierzyków zwykle oczekują konkretów, z tego względu najbardziej cenią benefity pragmatyczne, takie jak karty na lunch czy dofinansowanie dojazdów. Natomiast white collarsi są zorientowani na podnoszenie kompetencji i rozwój. Oczywiście nie znaczy to, że ci pierwsi nie chcą podnosić swoich kwalifikacji – pracodawcy nie powinni zaniedbywać ich w tym zakresie – a drudzy nie chcą dofinansowania posiłków.

Wdrażanie świadczeń powinno opierać się na równowadze między oczekiwaniami pracowników a celami firmy w zakresie polityki benefitowej. Kluczowe jest stworzenie oferty inkluzywnej i atrakcyjnej dla różnych grup, ale jednocześnie należy monitorować jej skuteczność – tak, aby przynosiła realną wartość zarówno pracownikom, jak i organizacji.

‼️ Ważne! Czy darowizna ma zastosowanie do kosztów okolicznościowych i prezentów przyznawanych np. z okazji Bożego Narodzenia?

Michalina Lech-D’Aprile wyjaśnia, że karty przedpłacone, takie jak karta podarunkowa Pluxee Prezent, można uznać za darowiznę pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Istnieją pozytywne interpretacje podatkowe według których środki na takich kartach nie są elementem wynagrodzenia, jeżeli ich przyznanie nie zależy od wyników w pracy ani zapisów w regulaminie. Wtedy karta podarunkowa nie podlega PIT ani ZUS, a jedynie podatkowi od spadków i darowizn po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku! Może to być bardzo korzystne dla pracodawcy.Więcej o zaletach karty Pluxee Prezent: https://www.pluxee.pl/pracodawca/prezent/ 

Równowaga między wartością dla pracownika i korzyściami dla pracodawcy 

Na co zwracać uwagę przy projektowaniu koszyka benefitów? „Pytajmy o to, czego pracownicy oczekują, czego chcą”– podkreśla Michalina Lech-D’Aprile.

Pracownicy nie wiedzą, zapominają, nie korzystają… To nie są odosobnione przypadki, dlatego gościnie Jakuba Sito podkreślają, jak ważne są działania komunikacyjne w kontekście benefitów. Zarówno w przypadku informowania o ich dostępności, jak i badaniu satysfakcji z oferty.

Najlepsze praktyki dotyczące polityki świadczeń pozapłacowych:

• Analiza potrzeb, korzyści, zobowiązań i celów firmy. Np. z jakimi skutkami podatkowymi i ubezpieczeniowymi wiąże się wdrożenie danego świadczenia. To zdecydowanie pierwszy krok przed podjęciem decyzji co do siatki benefitów, podkreśla Eliza Wójcik.
• Komunikowanie w całym cyklu życia pracownika: podczas rekrutacji i onboardingu i na dalszych etapach zatrudnienia.
• Informowanie o wartości finansowej świadczenia: np. karty na lunch są zwolnione z ZUS do kwoty 450 zł na miesiąc, rocznie to ponad 1000 zł więcej w portfelu pracownika. Dowiedz się więcej o rozwiązaniu Pluxee Lunch: https://www.pluxee.pl/pracodawca/lunch/.
• Badanie nastrojów i oczekiwań, np. w ankietach pracowniczych
• Mierzenie wykorzystania benefitów na bazie danych działów HR.

Wskazówka: Rekruterzy dysponują cenną wiedzą od kandydatów o oczekiwaniach pracowników „z rynku”. Warto wykorzystać te informacje do optymalizacji oferty.

Tu dowiesz się więcej na temat ulg: Jak oszczędzać na benefitach? Ulgi w PIT i ZUS oraz ZFŚS w praktyce

Podsumowanie

Benefity to dziś coś więcej niż tylko dodatek do pensji – to narzędzie, które pomaga firmom przyciągać i zatrzymywać najlepszych pracowników.  Jednak wystarczy sama oferta świadczeń – kluczowa jest swoboda wyborów, aby dało się je dopasowanie do różnych grup pracowników i aktualnych oczekiwań. Pokolenia X, Y i Z mają różne potrzeby, podobnie jak osoby pracujące zdalnie, hybrydowo czy w różnych branżach. Do tego dochodzą zmiany w przepisach. Firmy, które chcą przyciągać i zatrzymywać najlepszych pracowników, muszą zadbać o przemyślaną i elastyczną ofertę świadczeń.

Benefity nie muszą być skomplikowanie: oferta Pluxee

Tu z pomocą przychodzi Pluxee. Dzięki szerokiej gamie rozwiązań – od kart na lunch po podarunkowe – pracodawcy mogą oferować uniwersalne benefity realnie wspierające pracowników. A jednocześnie zoptymalizować własne koszty dzięki zwolnieniom z PIT i ZUS. A to wszystko bez zbędnych formalności. W świecie, w którym regulacje nie zawsze nadążają za zmianami na rynku, warto postawić na rozwiązania, które łączą elastyczność z korzyściami dla pracowników i pracodawców