Dofinansowywanie posiłków w praktyce. Jak to ugryźć?

Benefity żywieniowe jako narzędzie optymalizacji podatkowej

Niewątpliwie świadczenia związane z żywieniem mają charakter praktyczny i prozdrowotny, ale nie każdy o tym wie, że dodatkowo niosą za sobą korzyści finansowe – również dla pracodawcy. Dofinansowanie posiłków wyróżnia się na tle innych form wsparcia tym, że zapewnia optymalizacje podatkowe. Finansując benefity żywieniowe ze środków obrotowych, możemy liczyć na zwolnienie ze składki ZUS sięgające 300 zł miesięcznie na pracownika. W skali roku przedsiębiorstwo zatrudniające dwudziestu pracowników może w ten sposób zaoszczędzić niemal 15 tys. złotych, ponad 73 tys. zaoszczędzi firma oferująca benefity żywieniowe stu pracownikom, a korporacja licząca 2 tys. zatrudnionych – 1 474 560 zł.

Dofinansowywanie posiłków – co warto wiedzieć?

Wdrażanie nowych benefitów w firmie może wiązać się ze stresem, w końcu wkraczamy na nowy, nieznany obszar związany z kwestiami prawno-podatkowymi. Poniżej udzielamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące benefitów żywieniowych.

Jak wyglądają najnowsze przepisy dotyczące dofinansowywania posiłków?

Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.; tzw. rozporządzenie składkowe), wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 300 zł nie podlega składkom ZUS. To zmiana w dobrym kierunku, gdyż do lutego 2022 roku kwota ta była o kilkadziesiąt procent niższa i wynosiła 190 zł. Świadczenie podlega pewnym warunkom, m.in. nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu finansowego, by zastąpić świadczenie, a maksymalna wartość posiłków to 300 zł miesięcznie. Dodatkowo wartość dofinansowania musi stanowić przychód pracowników ze stosunku pracy (lub - odpowiednio - przychód z działalności wykonywanej osobiście dla zleceniobiorców czy członków rad nadzorczych). Co istotne, dofinansowanie posiłków (np. w postaci bonów i kart przedpłaconych) obejmuje posiłki gotowe do spożycia, które można zakupić w punktach gastronomicznych.

Inną kwestię stanowią tzw. posiłki regeneracyjne (profilaktyczne), które pracodawca ma obowiązek zapewniać swoim pracownikom, gdy wykonują oni swoją pracę w uciążliwych warunkach. Kiedy i komu one przysługują? Przede wszystkim należy je zapewnić pracownikom podejmującym w ramach obowiązków zawodowych wysiłek energetyczny przekraczający 1500 kcal (mężczyźni) i 1000 kcal (kobiety), w temperaturze poniżej 10°C lub powyżej 25°C, lub gdy prace wykonywane są pod ziemią, służą usuwaniu skutków klęsk żywiołowych itp. Posiłek regeneracyjny – w formie kuponu, talonu, bonu lub innego środka uprawniającego do otrzymania posiłków, napojów czy artykułów spożywczych – jest całkowicie zwolniony z oskładkowania ZUS i podatku dochodowego PIT .

W przypadku jakich pracowników dofinansowywanie posiłków sprawdzi się jako efektywny benefit?

Dofinansowywanie posiłków odpowiada na uniwersalną potrzebę, będzie on więc realnym wsparciem niezależnie od piastowanego stanowiska, rodzaju i miejsca pracy czy wieku osoby zatrudnionej. To także dobry benefit z perspektywy employer brandingowej – wpływa pozytywnie na wizerunek pracodawcy, pokazując, że bliskie są mu potrzeby pracowników, a dzięki kulturze lunchowej pielęgnowane są relacje i poczucie wspólnotowości.

A co jeśli pracownicy pracują w różnych trybach?

Dofinansowywanie posiłków pozostaje bardzo elastycznym benefitem, który odpowie na potrzeby zarówno pracowników dojeżdżających do biura, jak i rozproszonych zespołów. Możemy zamawiać posiłki w kawiarniach, restauracjach i punktach gastronomicznych (również na dowóz), co umożliwia dostęp szerokiej grupie, niezależnie od trybu wykonywania obowiązków.

Czy mogę zmienić kwotę dofinansowania?

Jak najbardziej! Kwotę możesz dostosowywać z miesiąca na miesiąc do budżetu przedsiębiorstwa, ale także do potrzeb pracowników, które mogą z czasem ulegać zmianie.

Rozliczanie benefitów żywieniowych

Żywieniowe świadczenia pozapłacowe pozwalają pracodawcy skorzystać ze zwolnień z ZUS wynikających z przepisów o dofinansowaniu posiłków - wartość benefitu do 300 zł miesięcznie na pracownika nie stanowi podstawy do oskładkowania. Benefity żywieniowe podlegają jednak opodatkowaniu PIT. Dodatkowo warto wiedzieć, że wydatki ponoszone na finansowanie żywienia zatrudnionych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

Oferując pracownikowi kartę podarunkową Pluxee Lunch (wcześniej kartę Lunch Pass Sodexo) o wartości 300 zł brutto, pracodawca ponosi całkowity koszt w wysokości 300 zł, ze względu na brak konieczności odprowadzania składek ZUS od tej kwoty. Natomiast do „portfela” pracownika trafia 264 zł (po odliczeniu PIT). Dla porównania – oferując pracownikowi 300 zł brutto w formie innego świadczenia pozapłacowego, które nie podlega zwolnieniu z ZUS, pracownik otrzymuje 204,50 zł, natomiast pracodawca ponosi koszt 361,44 zł.

Jak widać, benefity żywieniowe przynoszą relatywnie największy zysk dla pracownika, przy najniższym koszcie dla pracodawcy. Warto rozważyć ich wprowadzenie, by odpowiedzieć na potrzeby pracowników, dbając równocześnie o kondycję finansową firmy.

*Badanie zrealizowane dla Pluxee (wcześniej Sodexo) „Potrzeby pracowników 2022”

** Badanie zrealizowane dla Pluxee (wcześniej Sodexo) „Dodatkowe wsparcie dla pracowników”