Korekta odpisu na ZFŚS na koniec roku kalendarzowego – o czym należy pamiętać?
11 Kwiecień 2022
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest z myślą o szeroko rozumianej działalności socjalnej pracodawców, którą realizują oni na rzecz pracowników. Gromadzone w taki sposób środki pochodzą z corocznego odpisu podstawowego. Każdorazowo nalicza się go z uwzględnieniem przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danej firmie. Na początku roku kalendarzowego związane z tym wyliczenia bazują na kalkulacjach, a więc szacowanych danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Po upływie dwunastu miesięcy zyskuje się dostęp do statystyk opartych na rzeczywistych informacjach zawartych w uaktualnianych ewidencjach. Pojawiająca się różnica między tymi wartościami sprawia, że niezbędne okazuje się dokonanie korekty w odpisie ZFŚS. Już teraz sprawdź najważniejsze informacje na ten temat!
Korekta odpisu na ZFŚS – na co zwrócić uwagę?
W pierwszej kolejności trzeba pamiętać o ważnym terminie – korekta odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych musi być dokonana do 31 grudnia każdego roku. Czynności związane z tą procedurą to kolejne, następujące po sobie etapy. Krok po kroku przedstawia się to w ten sposób:
- ustalenie szacunkowej liczby zatrudnionych,
- ustalenie wysokości odpisu na podstawie danych szacunkowych,
- ustalenie rzeczywistej liczby zatrudnionych w oparciu o zmiany kadrowe, jakie zaszły w ciągu roku (zwolnienia pracowników, przejścia na emeryturę, zatrudnienie nowych osób),
- ustalenie wysokości odpisu na podstawie danych rzeczywistych,
- porównanie otrzymanych wyników i wyciągnięcie wniosków.
Punktem wyjścia jest zwykle zweryfikowanie liczby zatrudnionych. Aby tego dokonać, należy posiłkować się wskazówkami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do poprawnego wyliczenia przeciętnej liczby osób zatrudnionych w konkretnym roku obrachunkowym trzeba dodać do siebie liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach (pamiętając przy tym o przeliczeniu na pełne etaty). Otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przeciętny stan zatrudnienia w miesiącu oblicza się za pomocą jednej z popularnych metod statystycznych – średniej arytmetycznej, uproszczonej oraz średniej chronologicznej.
Co się stanie, jeśli w wyniku zmian kadrowych, po porównaniu stanu na początku i na końcu roku zatrudnienie w danym przedsiębiorstwie ulegnie zmniejszeniu? Bezpośrednio wiąże się to ze stosowną korektą środków pieniężnych. W takiej sytuacji powstała nadwyżka musi zostać przelana z odrębnego rachunku bankowego ZFŚS na podstawowy (bieżący) rachunek bankowy firmy. Z kolei, gdy dojdzie do zwiększenia zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek przekazać na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę wyrównania o odpowiedniej wysokości.
Roczna korekta odpisu na ZFŚS – podsumowanie
Prawidłowe skorygowanie odpisów w ostatnich dniach roku to obowiązek każdego pracodawcy, w którego firmie funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Jakie konsekwencje może wywołać niedostosowanie się do tych zasad? Kara, którą można wtedy ponieść, przyjmuje postać grzywny – wskazuje na to art. 12a Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Warto więc zadbać o poprawne uregulowanie wszystkich należności w zgodzie z regulacjami prawnymi i w oparciu o stan faktyczny (zwłaszcza średnioroczne zatrudnienie).
